一、酒店里常见的口信，大概可分为四类：

1、外来电话找不到客人，要求总机或柜台服务员代留字条。

2、访客到来，找不到要见的住客，亲留口信便条给柜台，要求转交房客。

3、客从外出前，留下便条给可能会来找他的朋友，以便在外互相取得联络。

4、酒店本身发出的通知。

二、留言程序：

1、为客人留言，应记录房客的姓名及房号，核对清楚是否正确。

2、用清晰的字本把口信内容记录下来。

3、把留口信者的姓名及电话号码记录下来。

4、写上留口信的时间及日期。

5、写接办人的签名。

三、口信处理：

1、口信便条应一式三联，一联是放在钥匙架上，待客人回来时马上知道消息。第二联应由行李员从门底派发，要是客人没有接触总台亦能接到口信。第三联是存案记录，交会保持一星期时间，以备必要时能够查阅。

2、每晚十时，将所有于钥匙架上客人并没有到取的第一联口信便条放入信封，写上房号，记录在记录本上，然后由行李员派发，于房门下推送入客房内。