山东中豪大酒店副总经理 侯兴起
会议组织者在选择酒店时，除考虑会议设施等硬件因素外，服务质量的高低也是其考虑的重要因素。但会议服务质量的高低不仅取决于会议室的服务人员，销售人员的参与也至关重要。为理清销售人员在会议接待中的作用，以会议开前半小时为例进行简单阐述销售经理的工作秘籍。
会议开始前半小时，销售经理主要做好以下几方面的工作：
一、检查工作
在会议主办方及参会人员抵达会场前半小时，销售经理应该提前抵达会议室，对各项准备工作及会议设施设备状况进行检查落实。
1.检查会议设施设备的完好情况
销售经理是酒店代表，更是顾客代表。为确保会议的顺利进行，要站在顾客的角度上，用会议主办方和参会人员的视角审视观察酒店会议设施设备的完好情况。采用观察、测量、试用等手段，对会议室内的灯光、温度、湿度、音响设备、会议音乐等项目进行全面检查。检查过程中，还要考虑到与会人员的年龄、国籍、客史等因素，将会议室内的温度、湿度调整到最佳。
2.检查会议室会议用品的布置情况
会议主办方都会根据会议主题、内容和程序要求酒店对会议室进行布置。常见的布置内容有以下几方面，一是会议条幅或背景版；二是会议室花草、绸幔等装饰物；三是席签、座次表等标识性物品的打印摆放是否正确；四是会议材料、会议礼品的发放是否到位等。销售经理要按日常检查的顺序检查一遍后，还要用查错的方法，用怀疑的眼光对整体的会议设施进行全面检查。比如在我店召开的一个会议，会议组织者将条幅中安徽的简称错写成“徽”，销售经理在按照会务手册查对时并没有发现错误，而是采用了查错的方法才及时发现，及时弥补。
3.检查服务班组的准备情况
优质的会议服务是由会议服务人员提供的。没有充足的人手，没有做好充分的准备工作，会议服务很难保证。为了保证会议的服务质量，销售经理应该检查会议服务班组的准备情况。按照会议的规模，查看人手是否充足；按照酒店会议前的准备，仔细检查服务班组的仪容仪表、服务物品以及会议服务人员对会议议程等情况的掌握情况。一旦发现问题和不足，及时与会议服务班组的负责人沟通，及时弥补。
4.检查客户档案的落实情况
     客户档案是做好个性化服务的依据。销售经理要根据参加会议人员的情况，认真检查服务班组对参会人员客户档案的掌握情况，个性化服务用品的准备情况，个性化服务实施的责任人的落实情况，以及对会议通知书中强调注意事项的落实情况。
5.检查会议室内的安全措施落实情况
会议室是人员较为集中和密集的地方，一旦发生不安全因素，容易产生大的安全事故。因此，会议室的安全设施是否完好有效，安全措施是否落实到位至关重要。销售经理要在安保人员的配合下，对监控、烟感、喷淋等消防设施的有效性进行检查，对灭火器等消防器材的配备情况进行检查，对服务人员应急疏散能力进行提问，确保万无一失。

二、沟通工作
1. 与会议组织方密切沟通
会前半小时，销售经理要与会议组织者密切沟通，及时掌握会议的变化情况；及时征询会议组织者对会议服务工作是否满意是否有新要求；并进一步核实参会主要领导的到店时间。销售经理要将这些信息及时通知到会议接待班组，及时整改并做好服务准备。
2. 与会议接待班组密切沟通
与会议接待班组的沟通，主要集中为会议信息的沟通和会议服务需改进的落实情况。
3. 与部门经理密切沟通
与部门经理的沟通一是检查工作中发现的问题没有得到有效及时改进的，要及时汇报，由部门经理与服务部门经理协调，确保问题的解决；二是参会领导的到店信息及会议变化的情况，让部门经理心中有数，协调酒店资源做好对客服务工作。
4. 与会议代表密切沟通
会议代表抵达会议室后，销售经理要主动征询参会代表的意见，根据意见的情况及时反馈到会议接待班组或会议组织者，为会议代表创造一个温馨舒适的会场环境。
三、补位
1. 为会议组织方的补位
由于会议组织方的人员及专业性等方面的原因，可能会在一些细节上出现问题，销售经理应及时补位，并将根据发现的问题的严重程度，确定是否反馈给会务组织方。
2. 为会议接待班组的补位
会议开始前十多分钟是服务班组最为繁忙的阶段，销售经理也亲临会议现场要跟踪会议服务方案或会议服务流程的执行情况，遇到问题要及时提醒服务班组，必要时要及时补位。
实际上，一次成功的会议销售，在做好以上三方面的工作外，关键还要做好会议的洽谈、会议服务方案的设计以及与会议组织方、会议服务班组的密切配合。