1、 宴会合约书签订以后，宴会预订和客源组织工作已经最终落实，但对饭 店来说，几场宴会同时举行的情况是经常存在的，因此，管理人员要根 据宴会合约书对原材料采购、物资用品消耗、场地使用等做出统一安排。
　　2、 妥少保存确认后的宴会预订表，并按不同的日期、时间及时登记在宴会 厅房安排表上，不可漏单或错单。
　　3、 根据预订表上的要求编排菜单，填写宴会通知单，详细注明各项要求， 核对无误后送餐厅、厨房、大堂、问讯、财务、总经理办公室，大型宴 会或重要的通知单，还要送安全、工程、总务等部门。宴会通知需打印 清楚，要求明确，为防止遗漏，宴会通知单一般采用固定表格形式。
　　4、 接到客人因故要提前或推后举行宴会通知时，宴会预订组要及时通知有 关厨房和餐厅。若客人因故需取消宴会，需提前24小时通知宴会预订 并得到确认。确认取消后，立即通知有关部门，并为不能提供服务向客 人表示遗憾，希望今后能有合作的机会。
　　注意事项
　　一、 为了具有竞争力，必须勇于开拓宴会业务，懂得宴会预订至关重要的 一点：要让顾客知道饭店对他们要举办的宴会非常感兴趣。
　　二、 宴会销售预订员有责任督促检查当日大型活动的准备工作，发现问题 及时纠正。
　　三、 宴会活动后，要向宴会主办单位或主办个人写书面感谢信，争取下次 合作的机会。
　　四、 宴会合约书一般都写明最低人数和保证人数，有时保证人数会低于最 低人数，饭店将按最低人数向客人收费，但也按一个具体的百分比多 准备一些食品以防万一有更多的客人参加这次宴请活动。
　　五、 最早出面与客人洽谈业务的宴会销售员应在举行宴会的当天亲自出场 接待宴请主人或主办人。
　　六、 选用一个宴会厅时应考虑诸多因素：
　　1、 宴会厅面积是否足够容纳这次宴会的各种服务娱乐活动以及其他服务？
　　2、 这次宴请活动要不要安排客人座位？
　　3、 在这次特殊宴请活动之前后是否紧接着有别的活动占用这个场地？
　　4、 这个宴会厅的通道如何？对客人和服务人员进出是否都很方便？