为了加强物品采购的管理，防止库存积压，造成的滞销，超期变质等损失，结合酒店的实际情况，特别定本制度：
采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定，不得因合同条款订立不当而给酒店带来的损失，合同在签订X须由经办人填写合同签订申请书，报酒店总经理批准方可签署。
采销合同专人统一编写，登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份，一份交财务部做付款凭证，另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
三、物品的采购
物品的采购，必须按每月使用计划及合理库存需要，经营业部门经理审核后报总经理批准，不得因提前或拖延采购而影响营业，也应避免因超计划采购带来积压或损失。
采购人员在采购物品时，应根据请购单的数量，规格质量要求，用途、审核同意后报总经理及董事长审批方可采购，管理用物品的采购，如固定资产，X器、工具、办公用品等。由各部门填写请购单，经所购物品的部门经理审核后，报总经理及董事长批准后统一购买。
办理购物付款时，应附付款申请单，购销合同，请购单已经董事长审批的付款计划或购货合同执行情况表，报财务部审核后，方可付款。
财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全，否则财务有权拒付，并要求补齐相关手续。
采购人员报销时，应办理入库单，入库单内容必须填写清楚，数量、产品规格、保质日期、名称等。
购库管人员按季度对库房存货情况进行分析，对库存物品的积压，变质，沉淀、列表清查，处理，对造成不必要的损失负直接责任。
四、仓管部每月2日前将截止到上月未的库存物品的盘点情况汇总制成报表报财务部备案,并对库存物品现状如短缺毁损等列示清楚，及时处理减少不必要的损失。
五、采购人员不得营私舞弊，吃回扣贪污，假公济私，如发现有上述行为，将严厉追究当事人经济法律责任。
六、本制度由财务执行并负责解续。
七、其他未尽事宜见采购和保管等相关补充条例。