一、掌握会议情况
（1)和会务组负责人积极联系，掌握会议主办单位的名称、参会人数、主要领导人的姓名等。（关键点：会务签单人是谁，联系方式）
（2)了解所用会场的类型。
（3)掌握举行会议的时间、场次。（是否用贵宾接待室）
（4)掌握会场布置的具体要求。
（5）如果需要礼仪小姐提前准备并踩台。
二、 会前准备
（1）检查所有音响、视听设备、灯光。（无线话筒要换新电池，并做好应急预案）
（2）制作悬挂会徽、会标、台签、欢迎横幅或标语。（会标一定要以短信或者以电子邮件方式确认，台签要多准备几位，把可能来的领导都准备好）
（3）按所要求的会场形式布置桌椅、沙发，摆放设计精美的花坛、花卉。
（4）摆放茶杯、茶碟、茶叶，按主办单位要求摆放饮料、干果、水果等。（贵宾接待室要放烟、打火机、果盘、高级茶叶、鲜花、香巾）
（5）根据要求摆放便笺，铅笔（铅笔放右侧斜45度，全部字朝上）。准备签字笔、胶水等常用品
（6）搞好通风换气，保持室内空气清新。
（7）检查消防器材的位置及完好程度。
（8）检查安全通道，保持畅通。（所有的们都不得锁闭）
（9）清整会场卫生，保持清洁。
（10）按会议人数备足饮用水。（水一定要开，不要集中打水）
（11）检查卫生间厕纸、洗手液
三、会场时迎接任务
（1）在会前20分钟应将会议室门打开，安排两名服务员站在门口迎接参会人员。
（2）参会人员到达时问好，并为接拿或挂好衣帽。
（3）引参会人员到预订的座位上。
（4）贵宾室人员坐定后，上小毛巾。
（5）由里到外为参会人员沏茶。
（6）入场完毕后，关好门保持安静。
四、主席台上参会人员的服务
（1）凡在主席台上就座的参会人员，都要为其接挂衣帽，随其到座位上为其拉椅让座。
（2）参会人员坐定后，为其送上小毛巾。随即为其沏茶。
（3）主讲人开始讲话时，不要随意走动以便于记者摄影摄像。
（4）在一般情况下，第一次续茶在会议开始后20分钟左右进行，第二次起一般每隔30分钟左右进行。
（5）主讲人每换一位应更换茶杯。（或放矿泉水，注意立式话筒的倾斜角度以免挡住脸）
（6）随时注意观察在主席台就座的参会人员的动向，随时为其服务和解决问题。（一定要站在主席台领导视线范围之内）