接待旅客与安排旅客住宿是总台服务员的主要任务，熟练的总台服务员能把握旅客的心理，在巧妙的时机将高价的客房出售给旅客。此乃服务实力与经验之所在。

所以，总台服务员非熟知旅店全部客房不可，此与推销员不知自己的商品即不作生意为同一道理。客房的南向北向、朝夕照的程度，闹或静等等，一见房号头脑里即应浮起该房的影像，以尽量满足旅客的需求。若总台服务员对客房情形不精通，在旅客面前这个、那个的犹豫不决，客人会以为是选不好的客房给他。有时某些妇女会以窗帘及壁纸的色彩不合意要求换房，与家族或朋友一起来的旅客有时要连房，关于这些房间安排的问题，须能于旅客面前详细说明，才算是合格的做法，现将应注意事项叙述如下：

(1)客满时，应对超额订客的旅客介绍附近旅馆，使旅客对本店有信心，不忘记此种服务将招来更多旅客。

(2)今日的订房，须于前一天确认。

(3)确认定房时，不必报给房号，否则房号更换，客人会以为换给他不好的房间，而使第一印象变坏。

(4)客人进旅馆到总台时，服务员应告诉他我们已准备一个您所喜欢的、好的房间，这个房间……，如眺望良好，冬天有日照，北向极静等等掩饰其缺点而强调其优点。

(5)订房旅客或有特别关系的旅客进入客房之后，总台服务员宜以电话探询：这房间觉得如何?，但如错过时，则等旅客再度出现柜台时才问或加上如有贵事当效劳更佳。

(6)旅客如说：由某某人介绍来，必须特别注意并须探知介绍者的住所，以便由经理修函致谢。

(7)旅客说已有订房资料时，不可回答：不知有此订房，应即选出合适的房间。

(8)预定到达的旅客姓名、时间、若能作成副本事前分送客房服务台，服务中心及门卫等，便可自旅客下车至入客房之时，各部门人员皆能直呼旅客姓名打招呼，以赢取好的第一印象。

(9)客人到达旅馆打过招呼之后，如有订房须即取出订房卡，如无订房应按房间销售办法向客人介绍房间，等各人答 应之后，即请客人登记，并即决定合适的房号，待登记完毕，取其钥匙并向服务生说：接某某先生至某某号房，但切不可拿错钥匙。

(10)旅客姓名的读法，写法有疑问时，应请教旅客，并须分明姓字，有汉字姓名者，并须一并写出。

(11)旅客进入客房之后，总台服务员须尽速制作名单分送总机、餐厅、客房服务台。